Reisen in einer Gruppe - auf was man achten sollte und was wichtig ist

Wie gestaltet man einen Gruppenreise? Dem einen oder anderen ist eine solche Angelegenheit sicherlich schon unter die Nase gerieben worden. Denn oftmals entstehen solche Ideen, einen Urlaub in einer Gruppe von Freuden beispielsweise, bei Treffen und Stammtischen. Ob es sich dabei um die Kegeltruppe handelt, oder auch bei der Pflege alter Bekanntschaften Sandkastenfreundschaften oder Ähnlichem.

Fakt ist, dass Derjenige, dem diese Aufgabe als Organisator und Planer einer solchen Reise eine Menge voll zu tun haben wird. Auf privater Ebene noch leicht möglich und mit ein wenig Fingerspitzengefühl und Know-how auch schnell durchführbar. Anders sieht es allerdings dabei aus, wenn es sich um eine Geschäftsreise handelt. Wenn für den Mitarbeiterstab, für die Geschäftsfreunde oder für potenzielle Geschäftspartner und Co. eine Gruppenadventure geplant werden soll, bei der auch Übernachtungen inkludiert sind.

Zum Seminar nach New York

Hui! Dies beansprucht jeden Organisator von der Chefetage eines Konzerns, bis hin zum Unternehmer eines kleinen Betriebes. Dabei ist nicht die Reise an sich mit der Planung der Flüge das Wesentliche bei diesem Event. Sondern vielmehr die Organisation der einzelnen Unterkünfte, der Shuttleservices vom Flughafen zum Hotel. Der Unterbringungsmöglichkeiten in einem Hotel, welches auch in unmittelbarer nähe der Tagung oder des Seminars liegt. Welches das Budget für diese Reisen nicht zu sehr überstrapaziert und im Rahmen des Möglichen sich bewegt und vieles mehr. Hier sind nicht nur Know-how bei Planungen und strukturiertem Vorgehen erwünscht und gefordert. Sondern auch Cleverness, Zielstrebigkeit und Durchsetzungsvermögen. Denn eine Gruppenreise je nach Größenordnung ist ein großes Unterfangen, bis alle Eckdaten von A bis Z abgehakt und als erledigt festgezurrt werden können.

Da reicht es schon aus, dass nur ein einzelner Mitreisender einen kurz vor der Abreise abgelaufenen Reisepass hat, oder der andere vielleicht sein Handgepäck völlig überlädt oder den Koffer schlichtweg vergessen hat und vieles mehr, um die ganze Planung auf den Kopfs stehen zu lassen. Vieles gehört dazu, um eine erfolgreiche Planung einer Gruppenreise schlussendlich auch in Angriff nehmen zu können und auch gleichzeitig dabei nichts zu vergessen, was vielleicht von großer Bedeutung sein könnte. Wie eben auch das Abklopfen der Eckdaten zur Datenverarbeitung, wie die Gültigkeit der Reisepässe abzuchecken. Denn die Beantragung des Reisedokumentes kann mitunter einen erheblichen Zeitraum in Anspruch nehmen, den man auf jeden Fall für den Flugtermin berücksichtigen sollte. Hier findet man in puncto Gruppenreise noch weitere, sehr hilfreiche Unterstützung mit vielen Tipps und Anregungen. Besonders beim Travelmanagement bezogen auf die Vorbereitungen und Planungen im Vorfeld, kann sich hier ausgiebig informiert werden.

Events und Trends

Firmenevents und Feiern außerhalb des Unternehmens, Deutschlands sogar und im Ausland liegen im Trend. Sie sind sehr angesagt und werden immer häufiger gebucht und geplant. Für den Organisator erschließt sich dabei je nach Größenordnung ein dicker Batzen an Formalitäten und Organisation, welches es zu bewältigen gilt. Zeit ist hierbei tatsächlich Gold und desto früher gebucht, geplant und die Planung festgezurrt wird, umso besser. Denn in der Eile lassen sich Gruppenreisen nur schlecht bis gar nicht organisieren. Zum Skiurlaub in die Schweiz, nach Österreich, oder Frankreich, sind nur einige Trends. Auch die Jubiläumsfeier des Betriebes mal nach Dubai zu verlegen, oder einen Trip nach Las Vegas inkl. passender Hotels zu organisieren, als Dankeschön für eine treue Belegschaft und vieles mehr. Die Planung bis zum Abschluss aller Notwendigkeiten ist immer zeitraubend in einem hohen Maße.

Organisationstalente gesucht

Zur Planung von Gruppenreisen sind kostensparende Unterkünfte und Flugreisen ebenso wichtig, wie auch ein gewisses Maß an Luxus nicht zu unterbinden. Ein Drahtseilakt, den nur Wenige bewältigen können. Bei Gruppenbuchungen für Flüge scheitert man als Planer schon zu Beginn. Denn je nach Teilnehmeranzahl sind kaum noch freie Plätze unter Umständen vorhanden. Somit sollte man erst wenn beispielsweise die Möglichkeit einer vorzeitigen Reservierung von Sitzplätzen im Flieger zu einem beliebigen Datum nach XY, dieses dann in die Runde bringen und verlauten lassen. Bei der Unterkunft geht es meist einfacher von statten, wobei auch hier zu berücksichtigen ist, das die Zimmer möglichst auf einem Flur, nebeneinander liegend sind. Je nach Größe und Komplexität des Hotels selbst kann das schon einmal sehr hilfreich sein.

Auch der Treffpunkt, um zur jeweiligen Location fürs Seminar, der Schulung oder des Events zu gelangen, sollte für alle Teilnehmer gleich erreichbar sein. Wie seht der Speiseplan und die Bewirtung aus? Verfügt das Hotel selbst über die Angebote die Mitarbeiter beim Seminar selbst zu versorgen, oder muss man sich selbst ums Essen und die Getränke kümmern? Sicherlich sind Angebote im Paket mit allem Drum und dran interessanter, doch sollte man auch hierbei abwägen inwieweit dies dann mit dem zur Verfügung stehenden Budget einhergeht.