Arbeitnehmerentsendung - Einsatz von Mitarbeitern im europäischen Ausland

Aufgrund des Artikels 45 des Vertrags über die Arbeitsweise in der EU (Europäische Union) kann jeder Bürger in einem anderen Mitgliedsland arbeiten, ohne eine gesonderte Arbeitserlaubnis zu beantragen. Das vereinfacht es für Arbeitgeber, Mitarbeiter ihres Betriebes ins europäische Ausland zu entsenden.

Die besagten Mitarbeiter können dann in einer Niederlassung des eigenen Unternehmens arbeiten oder Dienstleistungen für einen dort ansässigen Geschäftspartner erbringen. Dies gilt auch für Angestellte einer Leiharbeitsfirma. Trotz der Vereinfachung müssen einige Entsenderegeln eingehalten werden.

Bild von Gerd Altmann auf Pixabay

Vor Ihrer Entsendung


Es empfiehlt sich als Arbeitgeber, den Behörden des Bestimmungslandes im Zuge der Reisevorbereitung eine Voraberklärung zu übermitteln, damit die Aufnahme der Tätigkeit des Mitarbeiters reibungslos vonstattengehen kann. Darin sollte über folgende Punkte aufgeklärt werden:

  • Dauer des Aufenthaltes
  • Kontaktdaten
  • Angaben zum Arbeitsplatz
  • sonstige wichtige Angaben zur Sache
 
Die erforderlichen Angaben sind in einem EU-Leitfaden zur Entsendung von Mitarbeitern explizit angeführt.

Worauf ist bei den Arbeitsbedingungen im Gastland zu achten?


Ein Arbeitgeber, der einen Mitarbeiter ins europäische Ausland schicken möchte, muss sicherstellen, dass die Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen im jeweiligen Gastland eingehalten werden. Dies betrifft explizit folgende Bereiche:

  • Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten.
  • Die Zahlung der Vergütung inklusive Zulagen und bezahltem Mindestjahresurlaubs.
  • Maßnahmen zum Sicherheits- und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz unter der Verwendung von international gültigen Warnschildern in Form von schwarzen Dreiecken mit gelbem Hintergrund.
  • Einhaltung von Schutzmaßnahmen für Schwangere, Wöchnerinnen und Jugendliche unter 18 Jahren.
  • Die Sicherstellung der Gleichbehandlung von Frau und Mann am Arbeitsplatz.
  • Die Bereitstellung einer Unterkunft, sofern dieser Umstand vom Arbeitgeber zu regeln ist.
  • Übernahme der Reisekosten bzw. von Unterbringungszulagen sowie eine Zahlung von Tagegeldern.
 
Bei kurzfristigen Entsendungen von bis zu einem Monat kann die Pflicht zur Anwendung der Regelungen des Gastlandes ausgesetzt werden. Dies gilt nicht für Mitarbeiter einer Leiharbeitsfirma!

Was ist bei einer langfristigen Entsendung zu berücksichtigen?


Wenn ein Mitarbeiter länger als 12 Monate im Ausland beschäftigt werden soll, gilt das als langfristige Entsendung. Der deutsche Arbeitgeber muss dann sicherstellen, dass für die Mitarbeiter die Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen des Aufenthaltsortes gültig sind. Davon ausgenommen sind nur die Regelungen für Zusatzrenten und zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses.

Sozialversicherungsrechtliche Faktoren


Sowohl Selbstständige als auch entsandte Arbeitnehmer können bei einer befristeten Tätigkeit in einem anderen EU-Land weiter im Sozialversicherungssystem des Heimatlandes versichert bleiben. Dabei müssen die Behörden des Gastlandes nur vorher vom Arbeitgeber informiert werden. Dies geschieht über eine Bescheinigung A1, welche als PDF-Datei (PD A1) heruntergeladen werden kann.

A1 Bescheinigung


Dieses Formular bestätigt, dass der Mitarbeiter weiterhin in dem Land versichert ist, in welchem er bis zur Entsendung gearbeitet hat. Bei der Beantragung von PD A1 muss die genaue Dauer der Beschäftigung eingetragen werden. Eine einzelne Beantragung ist nur für höchstens 24 Monate möglich. 

Danach muss aktiv eine Erneuerung vorgenommen werden. Oder der Arbeitnehmer wird aufgefordert, sich im Sozialversicherungssystem des Gastlandes einzuschreiben.

Steuerrechtliche Faktoren


Wenn der Mitarbeiter weniger als sechs Monate im Gastland arbeitet, ist er dort nicht einkommensteuerpflichtig. Das EU-Recht umfasst dazu bisher noch keine Regelungen. Allerdings kann diese Problematik bilateral geregelt sein und muss im Einzelfall geprüft werden.

Bei einem Arbeitsaufenthalt, der ein halbes Jahr (183 Tage) überschreitet, wird der Arbeitnehmer in der Regel im Gastland steuerpflichtig. Allerdings kommt es auch hier auf die beteiligten Länder an. Es muss beachtet werden, ob zwischen den jeweiligen Ländern ein Doppelbesteuerungsabkommen besteht.

Schutz- und Fürsorgepflichten des Arbeitgebers


Unternehmen mit Sitz in Deutschland haben gegenüber ihren Mitarbeitern eine Fürsorgepflicht, die im BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) geregelt ist. Diese besagen, dass der Arbeitgeber die Gesundheit und das Leben des Arbeitnehmers vor vermeidbaren Schäden bewahren muss. Diese Regelungen gelten unabhängig davon, ob der Mitarbeiter im Betrieb hierzulande arbeitet oder im Home-Office tätig ist.
Entsandte Arbeitnehmer finden sich oft in Situationen wieder, die mit unbekannten Umgebungen zusammenhängen. Daraus können sich erhöhte Risiken und Bedrohungen ergeben. In diesem Falle wird die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers dahingehend ausgeweitet, dass die Mitarbeiter vor einem solchen Gefahrenpotenzial geschützt sind.