Die wichtigsten Änderungen der Reisekostenreform 2014

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Ein neues Jahr - eine neue Gesetzeslage: Dies gilt 2014 ebenfalls für den Bereich der Reisen. Vor allem die Personen, die dienstlich unterwegs sind, müssen sich künftig an einige Änderungen gewöhnen. Neben einer Neudefinition des Arbeitsplatzes wurden auch die Sätze für Unterbringung und Verpflegung reformiert. Die Reisekostenreform 2014 führt hier zu deutlichen Vereinfachungen und ist arbeitnehmerfreundlich, allerdings noch immer nicht leicht verständlich.

So wird aus der regelmäßigen Arbeitsstätte beispielsweise die erste und einzige Tätigkeitsstätte. Der Arbeitgeber definiert diese, wenn mehrere Arbeitsorte in Frage kommen. Steuert man ein anderes Ziel an, gestattet das Bundesreisekostengesetz, dass die tatsächlichen Aufwendungen (oder die alten Kilometerpauschalen) abgesetzt werden dürfen. Diese Änderung ist verglichen mit denjenigen, die künftig Verpflegung sowie Unterbringung regeln, sehr gering.

Der neue Verpflegungsmehraufwand

Für den sogenannten "Verpflegungsmehraufwand" - also die Ausgaben, die für Essen und Trinken im Rahmen einer dienstlichen Reise fällig werden - gilt künftig ein dreistufiges System: Ist man weniger als acht Stunden weg, hat man keinerlei Anspruch auf einen Lohnsteuerabzug. Ist man hingegen länger als acht Stunden weg, darf man eine Verpflegungspauschale von zwölf Euro in Anspruch nehmen. Diese gilt immer für den An- sowie den Abreisetag. Ist man einen Tag weg, darf man also zwölf Euro absetzen. Ist man zwei Tage auf Reisen, sind 24 Euro zulässig. Für jeden weiteren Zwischentag werden 24 Euro fällig. Für drei Tage darf man also 48 Euro ansetzen.

Der Taschenrechner ist zu zücken, wenn der Arbeitgeber bestimmte Mahlzeiten im Rahmen der Reise selbst bezahlt. Diese gelten als Sachbezug und verringern die Verpflegungspauschalen: Für ein Frühstück ist die Verpflegungspauschale eines Tagessatzes (24 Euro) um 20 Prozent zu kürzen (also 4,80 Euro). Für ein Mittag- oder Abendessen müssen jeweils 40 Prozent vom Tagessatz abgezogen werden (also 9,60). Die Kürzung erfolgt tagesgenau und kann eine Pauschale pro Tag maximal auf null Euro reduzieren. Eine theoretisch denkbare Steuermehrbelastung entsteht nicht. Für Reisen ins Ausland gelten exakt die gleichen Regeln - allerdings andere Sätze. Dieses Schreiben vom Bundesfinanzministerium informiert im Detail.

Die Neuregelungen für die Unterkunftskosten

Wer mehrere Tage auf Reisen ist, sollte darüber nachdenken, die abzugsfähige Summe mit einer Software für die Reisekostenabrechnung zu ermitteln, denn auch die Neuregelung für die Unterkünfte ist zwar vereinfacht worden, verlangt jedoch noch immer Rechenarbeit. Die tatsächlichen Kosten für die Unterkünfte dürfen bis zu einem Betrag von 1000 Euro monatlich entweder steuerfrei erstattet oder vom Arbeitnehmer als Werbungskosten abgezogen werden. Diese Summe gilt für alle Aufwendungen, die im Rahmen der Unterbringung entstehen. Hierzu zählen beispielsweise:

Kaltmiete
Betriebskosten der Wohnung
Parkplatzgebühren
Kosten für die Müllabfuhr

Fazit: Genau kalkulieren

Vor allem, wer mehrere Tage auf Reisen ist, sollte genau kalkulieren, wie er reist und sich die Aufwendungen ersetzen lässt, um steuerlich die beste Lösung zu erreichen. Dies betrifft weniger die Neuerungen beim Verpflegungsmehraufwand als vielmehr die Kosten für die Unterbringung. 1000 Euro werden insbesondere bei einem Hotel als Unterkunft schnell erreicht. In diesen Fällen sollte der Arbeitgeber die Kosten erstatten, um zu verhindern, dass der Arbeitnehmer den finanziellen Nachteil erleidet, der durch das Überschreiten der steuerfreien Grenze entsteht. Die Reisekostenreform 2014 fällt zu Gunsten des Arbeitnehmers aus - wenn dieser die Neuregelungen richtig anwendet.